Case Studies, Collaboration, Intranet 4.0

Der Trugschluss des Multitaskings

Von Sebastien Ricard, CEO, LumApps

Aufgrund der steigenden Anforderungen an die moderne Belegschaft bestimmt Multitasking oft den Arbeitsalltag. Es scheint unvermeidbar und notwendig, jederzeit mit vielfältigen Aufgaben zu jonglieren. Studien belegen jedoch, dass Multitasking tatsächlich Leistung und Produktivität verringert.

Sie glauben vielleicht, dass Sie Zeit sparen, wenn Sie Ihre Mails beantworten, während Sie Tabellen erstellen, aber letztendlich verbringen Sie mehr Zeit mit den jeweiligen Aufgaben und auch die Qualität leidet darunter.

Das Problem mit dem Multitasking

Der Begriff Multitasking ist an sich schon problematisch, da Forschungsergebnisse belegen, dass unser Gehirn immer nur  jeweils eine Aufgabe erledigen kann. Das bedeutet, dass wenn Sie glauben, mehrere Aufgaben auf einmal zu bearbeiten, Sie statt dessen nur unentwegt zwischen den diversen Aufgaben hin und her schalten.

Jedes Mal benötigt Ihr Gehirn eine gewisse Zeit, um sich wieder auf eine Aufgabe einzustellen. Im Laufe eines Arbeitstags oder einer Woche kann diese Verzögerung deutlich die Zeit verlängern, die Sie für die Durchführung Ihrer jeweiligen Verantwortlichkeiten benötigen.

Eine kürzlich durchgeführte  Stanford-Analyse, bei der über Jahre hinweg erhobenen Daten untersucht wurden, zeigt, dass „…Multitasking zu schlechten Leistungen bei Aufgaben führt, die ein kognitives Gedächtnis erfordern“. Tatsächlich liegt die geschätzte Leistungsverringerung bei  40 % wenn man versucht, sein Gehirn zur Bearbeitung von parallelen Strömen nicht miteinander verbundener Informationen zu zwingen. Bei Mitarbeitern oder Geschäftsinhabern kann das die allgemeinen Leistungen erheblich beeinträchtigen.

Statt eine Unternehmenskultur zu fördern, die ständiges Multitasking anpreist, sollten Sie Strategien einführen, die Ihren Mitarbeitern erlauben, sich effizient auf „Single-Task“-Arbeit zu konzentrieren. Es ist wichtig, dieses Thema offen und ehrlich anzugehen und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter sich der Risiken des Multitaskings bewusst sind.

Erstellen Sie To-Do-Listen

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter dazu anhalten, täglich eine To-Do-Liste zu erstellen, sind die Informationen jederzeit sofort abrufbar. Ihre Mitarbeiter fühlen sich automatisch weniger überfordert. Selbst wenn die Aufgabenliste lang ist, ist sie quantifizierbar und planbar, d. h. zu bewältigen.

Wenn viele unquantifizierte Dinge erledigt werden müssen, führt das zu Stress und Angstzuständen bei Ihren Mitarbeitern, da sie im Laufe des Tages ständig Aufgaben vergessen und sich wieder daran erinnern müssen. Eine To-Do-Liste nimmt ihnen diese mentale Bürde ab.

Blockieren von Zeitfenstern

Das heutige digitale Arbeitsumfeld ist unruhig und es kann daher schwierig sein, sich die nötige Zeit zu nehmen, um Aufgaben ohne Unterbrechung zu erledigen. Sie müssen eine Lösung für dieses Problem finden, um die Leistung Ihre Mitarbeiter zu optimieren.

Sie sollten Zeitfenster festlegen, um Anrufe zu erledigen, E-Mails zu beantworten, an speziellen Projekten zu arbeiten usw. Teilen Sie Ihrem Team Ihren Zeitplan mit, damit sie wissen, wann Sie ansprechbar sind. Natürlich werden Sie auch Ausnahmen machen müssen, aber Sie werden feststellen, dass Sie, wenn Sie Zeitfenster blockieren, weniger oft unterbrochen werden als sonst.

Ihre Mitarbeiter sollten diese blockierten Zeitfenster so weit wie möglich einhalten. Dies gilt jedoch auch umgekehrt. Auf diese Weise kann jeder sich auf die Liste einzelner Aufgaben konzentrieren, die er sich für den Tag erstellt hat.

Es ist auch unerlässlich, dass das Kommunikationssystem Ihres Unternehmens Zeit genug lässt, um die Aufgaben vollständig abzuschließen. Mit Büro-Chat-Software und E-Mails sind sofortige Unterbrechungen und Ablenkungen möglich. Sie müssen dafür sorgen, dass alle wissen, dass Fragen und Kommentare nur dann sofortige Aufmerksamkeit erfordern, wenn sie extrem wichtig sind.

Antworten Sie später und halten Sie sich an Ihren Zeitplan. Sie müssen eventuell die Art und Weise überdenken, wie Ihr Team sich austauscht, aber das ist nicht weiter schlimm. Legen Sie detaillierte Erwartungen und Best Practices fest, um diese neue Philosophie zu verdeutlichen.

Es kann ggf. etwas dauern, bis Sie allen abgewöhnt haben, dem Multitasking in die Falle zu gehen, wenn es aber soweit ist, profitiert Ihr Unternehmen davon und das Engagement Ihrer Mitarbeiter steigt. Unterbrechungen und Stress werden weniger und die Qualität und Effizienz Ihrer Arbeit steigen. Letztendlich ist es die ganze Mühe wert.

Möchten Sie mehr zum Thema Intra.NET erfahren?

Nehmen Sie an der ScaleUp 360° Intra.NET Europe teil: 14. – 15. Oktober 2020