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Die effiziente digitale Umstellung des Arbeitsumfelds

In einem Umfeld, in dem technologische Fortschritte immer schneller aufeinander folgen, stehen Unternehmen, die sich auf diesem unruhigen Markt behaupten möchten, neuen Herausforderungen gegenüber. 2018 wurde geschätzt, dass 90 % aller Daten weltweit innerhalb der letzten zwei Jahre erstellt wurden. Wie sollten Unternehmen effizient mit einem solchen Anstieg der Datenmenge umgehen?

Eine solche Situation kann zur überlasteten und unengagierten Mitarbeitern führen. Tatsächlich fühlen sich 60 % der Mitarbeiter in den USA von ihrer Arbeit überfordert. Diese enttäuschten und unengagierten Mitarbeiter verursachen jährlich 550 Milliarden Produktionsverluste. Ein wichtiges Mittel, um gegen dieses Problem anzugehen, ist die digitale Umstellung des Arbeitsumfelds.

Worum geht es bei der digitalen Umstellung des Arbeitsumfelds?

Bei der digitalem Umstellung geht es um die Modernisierung der Geschäftsstrategien und -verfahren für die Integration digitaler Lösungen. Die meisten heutigen Unternehmen verfügen bereits über ein gewisses digitales Arbeitsumfeld. Standardanwengungen wie E-Mails können jedoch veraltet sein und nicht die umfassenden Kapazitäten bieten, die moderne Mitarbeiter benötigen.

Worum ist die digitale Umstellung des Arbeitsumfelds wichtig?

Außer den oben genannten Aspekten bezüglich der Anpassung an die Wandlungen des modernen Geschäftsumfelds gibt es auch noch weitere Gründe für die Bedeutung der Implementierung digitaler Umstellungsstrategien. Dazu gehören unter anderem:

  • Stärker selbstbestimmte Mitarbeiter. Nach einer Umfrage von Microsoft geben die Mitarbeiter von Unternehmen mit einer starken digitalen Kultur sechs Mal häufiger an, sie hätten gewisse Selbstbestimmungsmöglichkeiten in ihrer Arbeit. Daher sind selbstbestimmte Mitarbeiter auch eher engagiert. Für die Zufriedenheit bei der Arbeit und die allgemeine Produktivität ist dies ein entscheidender Faktor.
  • Bessere Kundenerfahrung. Das Engagement der Mitarbeiter führt interessanterweise zu einer besseren Kundenerfahrung. Die Forschung belegt, dass Mitarbeiter von Unternehmen mit hoher Kundenzufriedenheit bis zu 60 % stärker engagiert sind, als in Konkurrenzunternehmen. Das ist eigentlich ziemlich logisch, wenn man es näher betrachtet: Zufriedene Mitarbeiter geben sich gerne die zusätzliche Mühe, um ihre Kunden zufriedenzustellen.
  • Mehr Sicherheit. Bei der digitalen Umstellung des Arbeitsumfelds geht es aber noch um mehr, als nur das Engagement de rMitarbeiter. Moderne Sicherheitsprotokolle sind auch ein wichtiger Aspekt. Unternehmen mit veralteten Systemen, die seit Jahren nicht mehr modernisiert wurden, haben Hackern, Malwares und sonstigen zerstörerischen Einflüssen nicht viel entgegenzusetzen. Bei der aktuellen Häufigkeit der Datensicherheitsverletzungen sollte jedes Unternehmen in seine digitale Sicherheit investieren.
  • Fundiertere Entscheidungsfindung. Der oben erwähnte massive Anstieg der Datenmengen erfordert auch umfassendere digitale Analysesysteme. Diese Anwendungen können unglaubliche Mengen an Informationen sammeln und verarbeiten, um sie dann in einer verdaulicheren Form zu präsentieren. Dadurch sind Einsichten möglich, die vorher einfach nicht verfügbar waren. Smarte Unternehmen nutzen diese Einsichten, um bessere und fundiertere Entscheidungen über diverse Betriebsverfahren zu treffen.
  • Flexiblere Unternehmen. Ein flexibles Unternehmen ist eines, das sich besser an die Entwicklung der Marktbedingungen anpassen kann. Auch wenn in der Vergangenheit Blue-Chip-Firmen jahrzehntelang fast die gleichen Unternehmensziele verfolgten, ist heute der Erfolg eines Unternehmens zwingend an seine Anpassungsfähigkeit gebunden. Heute setzen geschätzte 80 % der Unternehmen flexible Teams ein, um Geschäftsziele zu erreichen. Mit einem modernen digitalen Arbeitsumfeld können Unternehmen in der Gewissheit, dass ihre Technologie und Mitarbeiter über die nötigen Kompetenzen verfügen, zuversichtlich ihren Platz am Markt behaupten.

Wie können Sie die digitale Umstellung der Arbeitsumfelds verbessern?

Da Sie nun besser verstehen, worum es bei der digitalen Umstellung des Arbeitsumfelds geht, fragen Sie sich wahrscheinlich, wie Ihr Unternehmen eine solche Umstellung durchführen sollte? Auch wenn alle Unternehmen verschiedene Strategiepläne für die Initiativen zur digitalen Umstellung des Arbeitsunfelds erstellen, gibt es dennoch grundlegende Richtlinien, denen Sie folgen können. Diese Schritte zur Umstellung sind:

Bewerten Sie Ihr aktuelles digitales Arbeitsumfeld

Bevor eine lohnende Umstellung möglich ist, sollten Sie Ihr aktuelles System verstehen und seine Stärken und Schwächen kennen. Koordinieren Sie Ihre Bemühungen mit allen Ihren Abteilungen – nicht nur der IT-Abteilung – und befragen Sie Ihre Mitarbeiter zu den Tools, die sie täglich benutzen. Bitten Sie sie um ihre Meinung über Dinge,die ihnen die Arbeit erleichtern würden, und untersuchen Sie die Daten, um generelle Probleme zu ermitteln. Prüfen Sie anschließend, welche dieser Probleme die höchsten Produktivitätsverluste und die größte Unzufriedenheit bei der Arbeit verursachen. Sorgen Sie dafür, dass diese Probleme in Ihrem Plan für die digitale Umstellung des Arbeitsumfelds vorrangig betrachtet werden.

Legen Sie eine klare Vision fest

Nach Abschluss Ihrer Bewertung sollten Sie zusammen mit Führungskräften aus allen Bereichen Ihres Unternehmens eine schlüssige und einheitliche Vision erstellen. Wenn Ihr Vorschlag verworren oder unklar ist, besteht das Risiko, dass Ihre Mitarbeiter sich nicht an der Umsetzung beteiligen, weil sie die Vorteile nicht sehen. Eine digitale Umstellung muss von oben nach unten eingeführt werden. Derzeitig gehen 50 % der Umstellungsbemühungen von den CIOs oder CEOs aus. Diese C-Level-Führungskräfte sollten an einem Strick ziehen und den niederen Führungskräften das Programm schmackhaft machen, damit diese es schließlich zusammen mit ihren Teams umsetzen. Jeder Mitarbeiter sollte genau erkennen können, welche Vorteile ihm diese Initiative bringt.

Fördern Sie die Kommunikation, die Zusammenarbeit und die Verbundenheit

Diese drei Punkte gehören zu den wichtigsten Bereichen, die die digitale Umstellung verbessern soll. Ein modernes Arbeitsumfeld erfordert, dass Mitarbeiter sich nahtlos austauschen und zusammenarbeiten können. Ihr Umstellungsplan muss diese Punkte vorrangig betrachten. Die Zeiten, in denen alle Unternehmensinformationen per E-Mail mitgeteilt wurden, sind längst vorbei.

Ihre Lösung sollte Messaging-Anwendungen, interne Wiki-Seiten zur Erläuterung von Strategien oder Updates von Projekten, sowie social-media-ähnliche Toolsets beinhalten, die das Engagement und die Verbundenheit fördern. Diese Tools müssen auf verschiedenen Plattformen ausgeführt werden können, z. B Mobil- und Desktopgeräte mit allen handelsüblichen Betriebssystemen. Das Social-Media-Intranet von LumApps ist solch eine Lösung, die alle oben genannten Funktionen beinhaltet und auf einer ansprechenden und leicht verständlichen Benutzeroberfläche anzeigt.

Sorgen Sie für die nötige Schulung

Jede Änderung des Arbeitsumfelds bedeutet Stress für Ihre Mitarbeiter. Tatsächlich belegen verfügbare Daten, dass 55 % der Mitarbeiter, die an Änderungen der Geschäftsprozesse beteiligt sind, unter Dauerstress stehen. Stress kann dazu führen, dass Menschen sich gegen nötige Änderungen wehren, weil die Angst vor dem Unbekannten viele verschiedenen Arten von Stress am Arbeitsplatz verursacht.

Daraus folgt, dass eine der wirksamsten Methoden, diese Bedenken zu lindern, die Bereitstellung geeigneter Schulungen für die neuen Tools und Geschäftsprozesse ist. Beschreiben Sie die Tools und erklären Sie, warum sie implementiert werden. So können Ihre Mitarbeiter sich mit der Umstellung auseinandersetzen und sich gedanklich darauf vorbereiten. Wenn sie sich an den Gedanken gewöhnt haben, verschwindet auch der Widerstand.

Daher ist es sehr wichtig, dafür zu sorgen, dass alle neuen Technologielösungen, die Sie verwenden, von Ihrer IT-Abteilung oder dem Zulieferer, der sie entwickelt hat, gut dokumentiert werden. Die meisten sozialen Intranetlösungen wurden auf eine hohe Benutzerfreundlichkeit ausgelegt. Zusammen mit der detaillierten Dokumentation kann ein soziales Intranet Sie während Ihres Umstellungsprojekts effizient unterstützen. Ihr Schulungsteam kann einen zielgerichteten Schulungsprozess für alle Teams entwickeln, die ihn benutzen werden.

Achten Sie auf Transparenz während des gesamten Prozessese

Transparenz ist wichtig, weil sie Ihren Mitarbeiter das Gefühl vermittelt, an diesem Prozess teil zu haben. Ihre Mitarbeiter wissen, an welchem Punkt der Roadmap sich der Prozess jeweils befindet, und Hindernisse können gemeinsam aus dem Weg geräumt werden. Probleme verschweigen mag ja die Panik verringern, aber Gerüchte und Gerede finden immer einen Weg und schaden dann dem gesamten Prozess. Die im Laufe des Prozesses auftretenden Probleme sollten offen besprochen werden. Außerdem sollten Sie um Feedback und Ideen bitten, um Schwierigkeiten zu beseitigen. Damit fördern Sie auch den Zusammenhalt und den Teamgeist. Unternehmenstransparenz hat sich in vielen Bereichen als vorteilhaft erwiesen, und an dem alten Spruch „Ehrlich währt am längsten“ ist viel Wahres dran.

Sie benötigen Hilfe?

Folgen Sie diesen Richtlinien und passen Sie sie an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an, damit Ihr digitales Umstellungsprojekt gelingt. In der modernen Geschäftswelt sind Unternehmen ohne umfassenden Plan für ihre Technologielösungen deutlich im Nachteil. Alle Branchen werden zunehmend digitaler – wagen auch Sie die Umstellung, um Ihrem Unternehmen zum Erfolg zu verhelfen.

Sie wünschen weitere Informationen darüber, wie LumApps Sie bei der nahtlosen digitalen Umstellung Ihres Arbeitsumfeld unterstützt? Dann schreiben oder rufen Sie uns heute noch an oder vereinbaren Sie einen Termin für eine Präsentation.

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