Case Studies, Collaboration, Digital Workplaces, Intranet 4.0

Digitale Arbeitsplätze: Schlagwort oder Wirklichkeit?

Von Sebastien Ricard, CEO, LumApps

 

Der Begriff  „digitaler Arbeitsplatz“ ist im modernen Unternehmensumfeld so gebräuchlich geworden, dass wir unter Umständen nicht wirklich wissen, um was es sich handelt und wie wir ihn umsetzen können. Diese Unklarheit hat dazu geführt, dass viele ihn einfach als ein weiteres Schlagwort betrachten. Dabei gibt es den digitalen Arbeitsplatz wirklich und er ist leicht zu definieren. Hier ist Gartners Beschreibung dazu:

Ein digitaler Arbeitsplatz ermöglicht neue, effizientere Arbeitsmethoden, steigert das Engagement und die Flexibilität der Mitarbeiter und nutzt verbraucherorientierte Methoden und Technologien. Er beruht auf der Annahme, dass engagierte Mitarbeiter eher bereit sind, Rollen und Verantwortlichkeiten zu wechseln und neue Technologien anzuwenden. Unternehmen können dadurch die Kreativität ihrer Belegschaft nutzen, um die Geschäftsergebnisse zu verbessern.

Worum geht es denn tatsächlich dabei?

Der digitale Arbeitsplatz ersetzt nicht zwingend das räumliche Büro, sondern umfasst eine Vielzahl von Geräten, Software oder Plattformen, die die Mitarbeiter für ihre Arbeit verwenden. Diese digitalen Tools sind dazu ausgelegt, Technologien, Mitarbeiter und Geschäftsprozesse auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen. Sie bieten diverse Vorteile, einschließlich:

  • Verbesserung der Betriebseffizienz
  • Verringerung der Gemeinkosten
  • Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen
  • Fördern eines gesunden Gleichgewichts zwischen Arbeit und Privatleben für die Mitarbeiter
  • Ermittlung neuer Geschäftseinsichten
  • Fernzugriff auf kritische Informationen zu jedem beliebigen Zeitpunkt
  • Bessere Mitarbeiterbindung

Außerdem sind Größe und Form des digitalen Arbeitsplatzes flexibel. Das bedeutet, dass Sie mit kleinen Schritten beginnen können, wenn Sie die Umstellung auf komplett digitalisierte Arbeitsplätze in Angriff nehmen.

Die folgenden Beispiele für Initiativen zur Einrichtung digitaler Arbeitsplätze können Ihnen einen ersten Anstoß geben:

  • Verbannen Sie Papier aus Ihrem Büro, indem Sie Ihre Workflows auf digitale Geräte umstellen.
  • Verwenden Sie digitale Informations-Tools wie das File-Sharing in der Cloud oder elektronische Archive.
  • Richten Sie Registerverwaltungs-Software ein, um die Archivierung von Papierunterlagen zu ersetzen.
  • Informieren Sie sich über Besprechungsraum-Buchungen oder Videokonferenz-Software.
  • Nutzen Sie Online-Kalender, für die Sie mehrere Accounts oder Plattformen einrichten können.
  • Ersetzen Sie umständliche Logins durch Single-Sign-On-Funktionen (SSO).

Das sind nur einige Grundlagen. Mit dem folgenden vierstufigen Programm können Sie Ihre Initiative für digitale Arbeitsplätze im Handumdrehen starten.

1. Schritt: Es reicht nicht, wenn Sie nur an das denken, was Sie erreichen möchten – erstellen Sie einen Plan

Beginnen Sie Ihre digitale Umstellung, indem Sie ein Ziel für Ihr Unternehmen festlegen. Achten Sie darauf, dass eine effiziente digitale Umstellung mehre Ziele umfassen kann.

Bestimmen Sie anschließend, welche Technologien Ihnen helfen können, jedes Ziel zu erreichen. Wenn Sie z. B. neue Geschäftseinsichten benötigen, sollten Sie sich für Analyse-Software-Lösungen entscheiden. Wenn Sie hingegen die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen verbessern möchten, benötigen Sie Kollaborations- und Kommunikations-Software.

Wenn Sie entschieden haben, welche Technologien Sie benötigen, können Sie entsprechende Software-Lösungen wählen, die Ihre Anforderungen erfüllen. Im Hinblick auf die Wahl der Apps oder Plattformen, die Sie in Ihrem Unternehmen nutzen möchten, sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:

  • Enthält diese App intuitive Funktionen, mit denen meine Mitarbeiter schneller lernen können, wie man sie verwendet?
  • Hat unsere IT-Abteilung die nötigen Ressourcen, um diese Technologie umzusetzen und zu pflegen?
  • Ist unser IT-Team in der Lage, diese Technologie umzusetzen und zu pflegen? Falls das nicht der Fall ist – was kann ich dagegen tun?

2. Schritt: Rotten Sie Silos aus – gnadenlos!

Silos gibt es in allen Formen und Größen. Manche sind materiell und andere immateriell. Finden Sie heraus, mit welchen Silos Sie es zu tun haben, und stellen Sie sich dann die folgenden Fragen:

  • Was bremst die Menschen aus?
  • Verhindern materielle Schaltschränke die Kommunikation?
  • Fehlt es an Tools?
  • Brauchen die Mitarbeiter Schulungen, um sich mehr mit diesen Tools anzufreunden?

Letztendlich können auch mehrere Faktoren zutreffen.

Silos sind für viele Unternehmen ein Alptraum. Daher sind sie zum „Tagesthema“ avanciert und jeder Tag sieht die Gründung neuer Start-ups, die Lösungen für spezielle Fälle versprechen. Es gibt Kundendatenplattformen, die die Silodaten zusammenführen, um Zielgruppen zu ermitteln. AI-Plattformen, die Daten aus diversen Quellen verarbeiten, um Quartale genauer vorherzusagen. Digitale Asset-Management-Plattformen, die Online- und Offline-Quellen innerhalb des Unternehmens ermitteln, um die Nutzung oder den Zugriff zu vereinfachen. Die Liste ist unendlich. Wichtig ist nur, dass Sie Ihr Unternehmen aus der Silo-Sackgasse führen, wenn es drin stecken sollte.

3. Schritt: Wir leben in einer Welt mit hervorragenden Kollaborations-/Kommunikations-Tools – Nutzen Sie sie!

Die Kommunikation innerhalb des Unternehmens ist besonders wichtig, wenn Sie ein immer stärker digitalisiertes Arbeitsumfeld einrichten. Sie aufrecht zu erhalten sollte heutzutage nicht allzu schwierig sein. Es gibt Anwendungen für praktisch jeden Verwendungsfall. Es gibt Slack und MSFT Teams für den Chat, Zoom für Videokonferenzen, Asana und Trello für das Projektmanagement usw.

Es gibt sogar Plattformen, mit denen die HR-Abteilung anonym Feedback von Mitarbeitern erheben kann, um laufend die Gesundheit am Arbeitsplatz zu bewerten. Und das ist jetzt nur die Spitze des Eisbergs.

4. Schritt: Verbessern Sie ständig die Benutzererfahrung – und beseitigen Sie alle Plattformen, die Ihre Mitarbeiter nicht verwenden.

Technologie kann viele Produktivitäts-/Arbeitsplatzprobleme lösen, aber nur, wenn Ihre Mitarbeiter die ihnen zur Verfügung gestellten Apps auch verwenden. Wichtig ist auch zu begreifen, dass Mitarbeiter Probleme mit der Verwendung einer Plattform haben können, weil zu viele Programme zu verwalten sind / zur Auswahl stehen. Es ist kein Geheimnis, dass die SaaS-Stacks in vielen Unternehmen heute aus allen Nähten platzen.

Es ist unerlässlich, dass die IT-Abteilung und weitere betroffene Abteilungen von den Mitarbeitern Feedback zu deren Verwendung der Apps erhalten: Welche sehr nützlich sind, welche verbessert werden könnten und welche unnütz sind. Technologie, die keiner mag oder benutzen mag, ist wertlos. Dann ist es sinnvoller, sie loszuwerden.

Die Umstellung eines traditionellen Büro-Umfelds in einen erfolgreichen digitalen Arbeitsplatz kann anfangs wie eine unüberwindbare Hürde erscheinen. Mit den hier aufgeführten vier Schritten können Sie jedoch schon unglaubliche Veränderungen in Ihrem Unternehmen bewirken.

Möchten Sie mehr zum Thema Intra.NET erfahren?

Nehmen Sie an der ScaleUp 360° Intra.NET Europe teil: 14. – 15. Oktober 2020