Collaboration, Intranet 4.0

Fit for Digital Collaboration – Eine Herausforderung für alle | Interview Katrin Fischer, Schaeffler

In Vorfeld des Online Events ScaleUps 360° Intranet DACH, haben wir mir Katrin Fischer, Project Manager Corporate Communications Marketing & Branding bei Schaeffler Technologies gesprochen über Intranet Governance und den Rollout Prozess von Microsoft Office 365 bei Schaeffler.

Katrin fischer schaeffler scaleup intranet dach

Ende 2014 übernahm Katrin Fischer bei Schaeffler die Leitung des Projekts „Intranet 2.0“ zur Einführung eines globalen Social Intranets. Als Teil des Teams Digital Communications – Corporate Marketing & Branding setzt sie selbst Soziale Medien und Prinzipien gewinnbringend für Ihre Arbeit ein und begleitet Stakeholder mit Überzeugung durch die Veränderungsprozesse der Digitalisierung. Die Wirtschaftsinformatikerin bringt langjährige Erfahrung im Projektmanagement für die Implementierung von Plattformen zur Information und Zusammenarbeit, in Inhouse-Positionen sowie als Consultant mit.

we.CONECT: Was sind die wichtigsten Trends und Herausforderungen, die den Digital Workplace in den kommenden Jahren beeinflussen werden?

Katrin Fischer: Diese Frage beschäftigt mich ehrlich gesagt auch schon seit geraumer Zeit. Aus meiner Sicht sind technologisch keine entscheidenden Neuerungen zu erwarten. Die Unternehmen sind bzgl. Tools generell gut aufgestellt. Ich sehe noch zwei Herausforderungen: Orientierung im Tool-Dschungel zu schaffen bzw. den Digital Workplace, der viele Tools beinhaltet, benutzerfreundlich und verständlich zu gestalten. Wir gehen das Anwendungsfall-orientiert an. Zudem ist weiterhin Veränderungsmanagement gefragt, um die Mitarbeiter in der Transformation ihrer Arbeitsweise mitzunehmen und fit zu machen für digitale Zusammenarbeit.

we.CONECT: Wie messen Sie Intranet User Adoption und welche Maßnahmen würden Sie vorschlagen, um das Engagement der Nutzer zu erhöhen?

Katrin Fischer: In unserem Social Intranet schauen wir uns zum einen die globale User Adoption an, also Anzahl der aktiven, teilnehmenden und beitragenden User. Dann können wir für die einzelnen Inhalte die Anzahl Views, Likes und Kommentare auswerten. Für die öffentlichen Auftritte, Team Collaboration Gruppen und Communities of Practice können zudem die Anzahl Follower und Erstellungen von Inhalten ausgewertet werden. Die Maßnahmen sind ganz unterschiedlich und hängen vom Ziel des öffentlichen Auftritts, der Community oder des einzelnen Inhalts ab. Handelt es sich z.B. um eine Community of Practice, die die Vernetzung und den Austausch von Experten zu einem Fachthema unterstützen soll ist nachhaltiges Community Management gefragt. Für das interne Online-Magazin werten wir die Reichweite der Artikel aus und können entscheiden, welche Themen gut laufen und zu größeren Stories entwickelt werden.

we.CONECT: Stichwort Intranet Ownership: Wem „gehört“ das Intranet? Wie gehen Sie und Ihr Team mit dem Thema Intranet Governance um?

Katrin Fischer: Wir fahren einen zweitgeteilten Ansatz: Die zentrale Governance umfasst die übergreifende Informationsarchitektur des Intranets (z.B. Startseite, Sitemap, kuratierte Newsstreams), das Branding sowie die Regeln zur Intranetnutzung und liegt bei uns, dem Bereich Corporate Marketing & Branding – Digitale Kanäle. Die Inhalte werden dezentral verwaltet. Das bedeutet, die Unternehmenskommunikation bespielt das interne Online-Magazin mit Artikeln und Beiträgen. Die Funktionen, Sparten, Regionen und Standorte haben eigene Redakteure (Space Owner), die auf deren Auftritten Inhalte einstellen und auch für die Moderation verantwortlich sind. Die Space Owner stimmen nur die Sitemap und Struktur mit unserem Enterprise Community Manager ab.
Das Intranet gehört allen Mitarbeitern, jeder ist eingeladen mit Inhalten und Kommentaren beizutragen und den virtuellen Treffpunkt zu gestalten.

we.CONECT: Was macht aus Ihrer Sicht ein Social Intranet aus?

Katrin Fischer: Wie schon gesagt sollte in einem Social Intranet jeder Mitarbeiter die Möglichkeit haben beizutragen. Bei uns kann jeder Inhalt kommentiert, geliked, geteilt und bewertet werden. Dadurch erhält der Autor Feedback, es kann aber auch ein horizontaler Austausch zwischen Diskutierenden entstehen. Außerdem sollten alle Mitarbeiter die Möglichkeit haben Inhalte zu erstellen. In unseren öffentlichen Auftritten gibt es oft die Möglichkeit fachliche Fragen zu stellen, auf den Foren (schwarzen Brettern) der Standortseiten kann jeder posten (Aushänge erstellen).
Da jeder Mitarbeiter ein Profil hat mit Bild und weiteren Angaben zur Person ist die Kommunikation auch transparent. Es kann anderen Nutzern, Inhalten und Bereichen gefolgt werden und somit werden das persönliche Netzwerk aufgebaut und die individuellen Newsstreams gefüttert.
Das sind alles selbstverständliche Funktionen. Wirklich „Social“ bedeutet für mich aber, es soll auf motivierende Art und Weise im Intranet moderiert werden, jedoch auf keinen Fall reglementiert.

we.CONECT: Der Rollout von Microsoft Office 365 bei Schaeffler ist seit 2018 im Gange – welche Herausforderungen stellt die Umstellung an das Skill- und Mindset der Mitarbeiter?

Katrin Fischer: Die Palette an verfügbaren Tools für digitale Kommunikation und Zusammenarbeit wird immer größer. Die notwendigen Skills zur Nutzung der Tools müssen heute on-the-Job erlernt werden. Die Bereitschaft zum Lernen kann man nicht durch Zwang erreichen. Ich muss als Mitarbeiter verstehen, dass diese Tools mir in meiner täglichen Arbeit helfen, diese einfacher und schneller machen und mir neue Möglichkeiten eröffnen.

we.CONECT: Vielen Dank, Frau Fischer, dass Sie sich die Zeit für uns genommen haben!

Katrin Fischer ist Sprecherin bei der 2020 ScaleUp 360° Intranet DACH. In ihrem Webinar spricht sie über:
Fit for Digital Collaboration – Eine Herausforderung für alle
Wann? 19. Februar 2020, 10:15 Uhr

<span style=”font-size: 12pt;”>Signing up automatically gives you access to all of the event’s webinar sessions.</span>