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Interview: Von Remote Work zu „Hybrid“ Work: Aktuelle Trends und Entwicklungen rund um Remote-Arbeit

Im Rahmen des Digitalsummits ScaleUp 360° Remote HR hat we.CONECT Global Leaders vorab mit Maren Denecke und Ulf-Jost Kossol von der T-Systems Multimedia Solutions GmbH über aktuelle Trends und Entwicklungen rund um Remote-Arbeit gesprochen.

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Maren Denecke

Senior Consultant Employee Journey Consulting & Solution

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Ulf-Jost Kossol

Head of People Experience

we.CONECT: Sie arbeiten viel mit branchenübergreifenden Unternehmen zusammen. Wo liegen die großen Herausforderungen für Unternehmen, die aufgrund der aktuellen Corona Krise von heute auf morgen mit Remote Work angefangen haben?

Ulf-Jost Kossol: Durch die quasi Turbodigitalisierung wurde enorm in Technologie und Infrastruktur investiert. Jetzt ist das große Aufräumen angesagt und vieles muss im Nachhinein sicher und nutzbar gemacht werden. Die Einführungsgeschwindigkeit war um ein Vielfaches höher, da ist viel versäumt worden oder nicht in der notwendigen Tiefe und Qualität umgesetzt worden. Eine weitere Herausforderung ist die Etablierung einer 2 bzw. 3 Klassengesellschaft: diejenigen, die ohnehin Tätigkeiten verrichten, die nicht im HomeOffice möglich sind, stehen gerade fast gar nicht im Fokus und alle anderen können im HomeOffice arbeiten, haben aber entweder akzeptable oder schwierige Bedingungen, wenn z.B. neben noch Kinder betreut werden müssen.

Maren Denecke: Zunächst ist es notwendig dafür zu sorgen, dass die technische Infrastruktur bereitgestellt ist und funktioniert. Ist dies der Fall, gilt es sich in die neue Arbeitsumgebung einzuarbeiten: Wie finden virtuelle Meetings statt? Wie kommuniziert man virtuell? Kann man auch kreativ virtuell arbeiten? Wie organisiere ich mich als Mitarbeiter? Als Führungskraft: Wie führe ich virtuell? Wie gehe ich mit dem zum Teil gefühlten Kontrollverlust um?
Aufgrund der Notwendigkeit, sich schnell umzustellen, stehen diese anwendungsbezogenen Fragen sehr schnell zur Klärung im Raum.

we.CONECT: Wie können Unternehmen im Rahmen der digitalen Transformation effektive Organisationsstrukturen und Prozesse aufbauen? Inwieweit müssen sich Unternehmen umstrukturieren?

Maren Denecke: Die Umstrukturierung ist in Bezug auf Remote Arbeiten aus meiner Sicht eher eine Haltungsfrage als eine organisatorisch-strukturelle. Die Führungskräfte und Mitarbeiter müssen Vertrauen in die neuen Arbeitsformen erhalten, sich öffnen gegenüber neuen Kommunikationskanälen und lösen von alten Routinen.
In Bezug auf die nachhaltige Prozessoptimierung ist wichtig, Prozesse Ende-zu-Ende zu denken, d.h. auch die Prozesskette in Richtung Einbindung von Partnern, Lieferanten, Kunden und Endkunden zu denken.

Ulf-Jost Kossol: Die Notwendigkeit, Arbeit anders zu gestalten, ist spätestens seit covid19 nahezu flächendeckend bewusst. In welcher Intensität das allerdings gedacht und umgesetzt werden muss und kann, hängt von der Art der Leistungserbringung und von den technischen und organisatorischen Möglichkeiten ab und ist im größten Maße abhängig von einem Willen, die gesamte Kultur der Unternehmung auch in diese neue Form weiter zu entwickeln.

we.CONECT: Die Zukunft der Arbeit, oder auch „Future of Work“ – ist mittlerweile ein wichtiges Thema auf der Agenda vieler Unternehmen. Was sind Ihre Gedanken zum Thema „Future of Work“?

Maren Denecke: Future of Work bedeutet für mich in erster Linie eine (neue) Unternehmenskultur aufbauen, die auf einer wertschätzenden und vertrauensbasierten Kommunikation und Führung basiert. Darüber hinaus steht für mich „Future of Work“ für agile Arbeitsformen, d.h. basierend auf möglichst selbstgesteuerter Teamarbeit in kurzen Zyklen Ergebnisse zu zeigen, um den Weg zum Ziel zu zeigen. Dies erfordert zum Teil erstaunlich viel Mut, wenn man aus einer Struktur kommt, in der z.B. Fehler nicht erlaubt sind, Mut zur Lücke nicht erwünscht ist.

Ulf-Jost Kossol: New Work ist dann langfristig erfolgreich, wenn es in allen relevanten Dimensionen mit ähnlicher Geschwindigkeit und mit ähnlichem Erfolg etabliert wird: People & Culture, Places & Communities, Plattforms & Technology, Processes & Regulations

we.CONECT: Wo geht die Digitale Kommunikationsreise der Unternehmen in den nächsten Jahren hin? Was ist im Hinblick auf die Kommunikation oder den Ideenaustauch für Remote Unternehmen zu erwarten?

Maren Denecke: Nach der Frage „wie arbeiten wir Remote“ wird sich die Frage anschließen „wie arbeiten wir Hypbrid“, d.h. wir kombinieren wir Remote und Office Arbeit. Dies bedeutet aus Sicht des Mitarbeiters, sich neu sowohl in einer digitalen als auch analogen Welt zu organisieren, aus Sicht der Führungskraft sich mit dem Thema virtuelles Führen bzw. Führen von verteilten Teams nachhaltig auseinander zu setzen, sich als Team neu zu finden und organisieren, sich also neben der analogen Büro- und Unternehmensheimat eine neue virtuelle Heimat zu schaffen.

Ulf-Jost Kossol: COVID19 ist die „größte Feldstudie zum Thema New Work“, die man sich denken kann. Wir müssen aber aufpassen, dass wir auch daraus lernen und dürfen nicht enttäuscht sein, wenn auch viele wieder auf alte Verhaltensmuster zurückfallen bzw. sich um existentiell andere und wichtigere Dinge kümmern müssen. Ein „weiter so“ ist jedoch unwahrscheinlich und jedes Unternehmen und jeder Organisation muss einen Weg in das next normal finden und gehen. Die New Work Prinzipien sind da ein guter Wegweiser.

we.CONECT: Wenn wir in die nahe Zukunft schauen, welche Trends oder Entwicklungen im Bezug auf Business Models erwarten Sie?

Maren Denecke: Das Thema „digitale Plattformmodelle“ ist m.E. relevant: Also wie schaffe ich ein digitales Abbild – digitales Ökosystem – in der virtuellen Welt, mit ggf. eigenen Produkten, eigenen Partnern, neuen Formen der (digitalen) Vernetzung. Das ist insbesondere für Unternehmen mit einem sehr langlebigem klassischen Geschäftsmodell eine spannende, herausfordernde Frage.

Ulf-Jost Kossol: Resilienz ist hier das große Wort der Stunde. Wir werden viele Modelle scheitern sehen, da zwangsläufig Innovationen und Budgets gekürzt werden müssen. Überleben werden robuste Modelle, die schon früh den Beweis bringen können, langfristig, nachhaltig und natürlich effizient Mehrwert zu bringen.

we.CONECT: In welche Bereichen sollten Unternehmen, die gerade erst mit der digitalen Vernetzung angefangen haben, jetzt investieren?

Maren Denecke: Aus meiner Sicht bereichs- und fachübergreifend, da alle Mitarbeiter ins Boot geholt werden müssen. Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auf der Anbindung der produzierenden Bereiche, damit diese nicht abgehängt werden und sich nicht abgehängt fühlen bei der Implementierung neuer digitaler Informations -und Kommunikationskanäle.

Ulf-Jost Kossol: In ihr größtes Kapital, ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Der Rest kommt dann von selbst 😉

we.CONECT: Welche Tools und Anwendungen sind ein Muss um die Arbeitsprozesse während Remote Work zu optimieren und dadurch nachhaltiges Wachstum zu sichern?

Maren Denecke: In Bezug auf Kommunikation bedeutet dies unbedingt in Tools zur virtuellen Zusammenarbeit und Kommunikation zu investieren sowie zum gemeinsamen Arbeiten und Austausch von Dokumenten und Informationen. Dabei gilt auch hier, die Prozesse End2End zu denken, von intern bis nach außen, also immer auch die Anbindung an Partner, Lieferanten, Kunden und Endkunden mitdenken.

Ulf-Jost Kossol: Ein verbindlicher Kanal für Unternehmenskommunikation mit Zugang und Partizipation für alle MitarbeiterInnen ist erfolgskritisch. Dazu kommen passende Zusammenarbeitswerkzeuge und digitale Austauschplattformen und Communities, ergänzt durch Automatisierung und digitale Prozesstools.

we.CONECT: Durch die Digitalisierung und Remote-Work ändert sich die Arbeitsweise für Mitarbeiter sehr schnell. Was wären Ihre Vorschläge für Unternehmen, um Mitarbeiter während diesem Wandel mitzunehmen und zu begleiten?

Maren Denecke: Hier greifen Maßnahmen des klassischen Change Management:
Zunächst ist wichtig zu kommunizieren, warum sich die Arbeitsweise ändert, worin die Notwendigkeit aber auch der Nutzen besteht (Why?). Ein weiterer wichtiger Bestandteil ist das Enabling: Wie muss ich neue Tools bedienen? Wo kann ich mir Hilfe holen? (How?) Dazu ist es hilfreich, Best Case Szenarien in Form von Use Cases aufzubereiten/zur Verfügung zu stellen. Einzelne Multiplikatoren (Power User) können benannt und qualifiziert werden, die insbesondere in der Anfangszeit als Ansprechpartner und Coaches-on-the-Job zur Verfügung stehen oder beispielsweise Pilotprojekte begleiten. Als „Hilfe zur Selbsthilfe“ kann in bestehenden Regelmeetings von Teams/Projektteams Zeit zur Verfügung gestellt werden für „Hilfe zur Selbsthilfe“, so dass sich die Teammitglieder gegenseitig unterstützen.
Nicht zuletzt agieren die Führungskräfte als „Digital Leaders“, sollten also mit guten Beispiel in Bezug auf die Nutzung vorangehen. Das Management muss als aktiver Supporter der Veränderung wahrgenommen werden.

Ulf-Jost Kossol: MitarbeiterInnen und deren Interessen bedingungslos in das Zentrum jeglichen Handelns stellen und mindestens genau so gut behandeln wie Kunden. Sie erleben auf ihrer Reise im Unternehmen ganz viele Moments that matter, die bestmöglich gestaltet werden sollten.

we.CONECT: Welche Themen sind für Sie im Rahmen der ScaleUp 360° Remote HR DACH besonders wichtig und warum?

Maren Denecke: Wie machen es andere Unternehmen? Wo stehen andere Unternehmen? Best und Worst Case Beispiele in Bezug auf das neue Remote Arbeiten?
Für mich ist der Austausch darüber wichtig, weil alle davon schnell und am meisten profitieren.

Ulf-Jost Kossol: Die Rolle und das Selbstverständnis von HR noch besser kennezulernen und einordnen zu können.

Über ScaleUp 360° Remote HR:

ScaleUp 360° Remote HR ist der Digitalsummit zu Remote & Distributed Workforce in der DACH Region. Auf dem Online-Event stellen Personalentscheider und Remote Work Vorreiter an zwei Tagen 16 Best Practice Beispiele aus Ihren Unternehmen vor und tauschen sich zu den neuesten Tools, Strategien und Lösungen rund um Remote-Arbeit aus.

Die digitale Veranstaltung findet am 09. und 10. Juni 2020 statt und Sie können direkt von ihrem Schreibtisch aus teilnehmen.

Nehmen Sie an der ScaleUp 360° Remote HR teil: 09. – 10. Juni 2020