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Können zu viele Produktivitäts-Apps die Produktivität beeinträchtigen?

Von Sebastien Ricard, CEO, LumApps

Die Produktionsillusion ist eine gewaltige Kraft. Es scheint so, als würden jede Woche neue Apps zur Produktivitätssteigerung der Arbeitsplätze, Verbesserung der Workflows und Vereinheitlichung Ihrer Inbox mit weiteren Apps auf den Markt kommen.

Daher der Trugschluss, mehr Tools wären gleichbedeutend mit mehr Produktivität. Eine unabhängige Studie von 2017 zeigt jedoch, dass die Informations- und App-Schwemme bei der Arbeit bei mehr als 43 % der Mitarbeiter zunehmend für Frust sorgt. Dieses Phänomen wird treffend als App-Müdigkeit bezeichnet.

Wie oft nehmen Sie sich die Zeit, über die Folgen der täglichen Flut von Apps an Ihrem Arbeitsplatz nachzudenken?

1. Folge: Verringerung der Produktivität

Ja, Sie haben richtig gelesen: Die App-Müdigkeit am Arbeitsplatz verringert die Produktivität der Mitarbeiter. 2018 verwendete ein durchschnittlicher Mitarbeiter 28 verschiedene Apps allein für die Basisaufgaben, und fast drei Viertel der 2017 befragten Mitarbeiter gaben an, mindestens fünf Apps gleichzeitig geöffnet zu haben. Außerdem schalten die meisten Mitarbeiter gemäß der 2018 durchgeführten Studie von RingCentral bis zu zehn Mal pro Stunden zwischen den verschiedenen Apps hin und her. Für Unternehmen ist das gleichbedeutend mit einem Verlust von jährlich bis zu 32 Tagen produktiver Arbeit pro Mitarbeiter.

Können Sie sich erlauben, jedes Jahr auf einen Monat produktive Arbeit zu verzichten?

2. Folge: Gestresste Mitarbeiter

Zusätzlich zur Beeinträchtigung der Produktivität verringert die App-Müdigkeit auch das Engagement der Mitarbeiter, die sich ständig überrannt, gereizt und halt erschöpft fühlen.

Um die Situation noch komplizierter zu machen, wird von den meisten Mitarbeitern erwartet, dass sie neue Kommunikationen und Mitteilungen am Arbeitsplatz sofort beantworten, was zusätzlich zur App-Müdigkeit für weitere Verwirrung und Unterbrechungen des Tagesablaufs sorgt. So betrachtet ist es kein Wunder, wenn ein hoher Prozentsatz Mitarbeiter angibt, dass sie sich lieber um den Haushalt kümmern, Rechnungen bezahlen, sich mit einer Versicherung herumärgern, Junkmail sortieren oder Spams löschen würden, als ständig zwischen den Arbeitsplatz-Apps hin- und herschalten zu müssen.

3. Folge: Beeinträchtigung der Sicherheit

Entgegen der landläufigen Meinung sind IT-Abteilungen nicht dazu bestimmt, die Dinge am Arbeitsplatz zu verlangsamen. Diese nützlichen Teams sind da, um Sicherheitslücken zu verhindern, die ein Unternehmen Geld, Zeit und seinen guten Ruf kosten könnten.

Die IT-Abteilung ist also generell dafür verantwortlich, Apps für die Verwendung am Arbeitsplatz zu suchen und anschließend einzurichten, und dafür zu sorgen, dass sie keine Sicherheitsrisiken verursachen.

Dennoch führt die App-Müdigkeit dazu, dass viele Mitarbeiter die von der IT-Abteilung gewählten Apps vernachlässigen, in der Hoffnung, ihre Produktivität zu steigern. Tatsächlich verwendeten 48 % der 2017 befragten Mitarbeiter Apps, die nicht von der IT-Abteilung eingerichtet wurden, einschließlich besonders beliebter Apps wie Apps für Notizen, WhatsApp und Dropbox.

Gibt es eine Lösung gegen die App-Müdigkeit?

Wenn Sie die von RingCentral befragten Mitarbeiter fragen würden, werden 66 % Ihnen sagen, dass eine einzige Plattform für die gesamte Arbeitsplatzkommunikation ihnen helfen würde, den Workflow zu verbessern, ihre Produktivität zu steigern und das Gefühl von Chaos am Arbeitsplatz zu verringern. Da nur 60 % der Arbeitszeit eines normalen Mitarbeiters produktiven Aufgaben gewidmet sind, sollten Sie versuchen, diese Statistik zu verbessern, indem Sie eine einheitliche Plattform in Ihrem Unternehmen einrichten.

Bei der Wahl einer Plattform- oder Partner-App sollten Sie diese Empfehlungen beherzigen:

  • Bitten Sie die IT- und HR-Abteilungen, sich miteinander zu beraten. Aufgrund ihrer jeweiligen Technologie- und Kommunikationskompetenzen sind diese Gruppen mit größter Wahrscheinlichkeit in der Lage, eine Plattform zu wählen, die allen Mitarbeitern gerecht wird.
  • Achten Sie auf die Sicherheit. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter nicht Unmengen Kennwörter benötigen, um sich bei den Arbeitsplatz-Apps anzumelden. Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, sollten Sie deren Zugriff auf die Arbeitsplatz-Apps so schnell wie möglich aufheben, um die Sicherheitsrisiken zu minimieren.
  • Vermeiden Sie Mikromanagement. Sie wollen zwar nicht, dass Ihre Mitarbeiter Apps verwenden, die die Sicherheit beeinträchtigen, möchten aber auch nicht verhindern, dass sie neue Apps entdecken, die generell hilfreich sein könnten. Vielleicht sollten Sie eine Liste der Best Practices für die Verwendung unbekannter Apps erstellen, oder eine Liste der Vorgehensweisen, mit denen Ihre Mitarbeiter die IT- und HR-Abteilungen auf neue Apps aufmerksam machen können.

Sie können die Folgen der App-Müdigkeit in Ihrem Arbeitsumfeld feststellen? Dann sollten Sie keine Zeit mehr verschwenden und Ihre Nutzung der Produktivitäts-Tools überdenken.

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